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Jeder kennt das Gefühl vor einer Aufgabe zu stehen, die so groß ist, dass man nicht weiß, wo man anfangen soll. Das Geheimnis des erfolgreichen Abschließens solch großer Aufgabe ist, das „Herunterbrechen“ dieser Aufgabe in kleinere, leichter zu bewältigenden, Unteraufgaben.
Genau darauf konzentriert sich die Planungsmethode des Projektstrukturplans, kurz auch PSP genannt. Die englische Übersetzung von „Projektstrukturplan“ heißt übrigens „Work Breakdown Structure“ (WBS), welche mit „Work Breakdown“ genau diesen Prozess bereits im Namen trägt.
Einfach erklärt, bricht der Projektstrukturplan große Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Unteraufgaben.
Einen Projektstrukturplan erstellen
Um einen PSP zu erstellen teilen Sie zuerst Ihr Projekt in mehrere Aufgabenbereiche auf. Diese Aufgabenbereiche bilden die erste Ebene des Projektstrukturplans. Danach formulieren Sie die dazugehörigen Aufgaben und Unteraufgaben, auch „Arbeitspakete“ genannt. Diese Arbeitspakete werden mit Rechtecken visualisiert und neben dem Namen der Aufgaben, auch mit einzigartigen PSP-Nummern versehen. Das ermöglicht später eine einfache Zuordnung. Gute PSP-Softwarewerkzeuge vergeben diese eindeutigen Nummern automatisch.
Abbildung 1 zeigt den Projektstrukturplan in Planforge
Die visualisierten Arbeitspakete können noch weitere wichtige Informationen enthalten wie Aufwand, Fortschritt, Kosten, Fälligkeitsdatum oder das Meilensteinsymbol. Nach IPMA (International Project Management Association) sind Meilensteine eigentlich nicht Teil des PSPs. In der Praxis werden sie dennoch in den PSP eingefügt, da sich dieser Vorgang als praktikabel erwiesen hat.
Der Nutzen des Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan trägt nicht nur durch das „Herunterbrechen“ zum Projekterfolg bei, er kann während der Planungs- und Ausführungsphase Ihres Projekts noch weitere hilfreiche Dienste leisten:
- Bei der Planung des Projektstrukturplan können Sie sich wirklich auf Inhalt und Struktur des Projekts konzentrieren, ohne sich bereits mit Terminen und Abhängigkeiten auseinander setzen zu müssen. Das resultiert meistens in strukturierteren Projektplänen.
- Sie verlieren nie das „große Ganze“ aus den Augen. Sie haben alle Projektaufgaben und Meilensteine auf einen Blick und können diese so leichter managen.
- Sie können den Status Ihres Projekts in Sekunden erfassen. Streichen Sie dazu Ihre gestarteten Arbeitspakete einmal durch und die abgeschlossenen Arbeitspakete noch einmal.
- Es können Aufwand, Kosten und Fortschritt angezeigt werden, ohne den Überblick zu verlieren. Sie können Arbeitspakete unterschiedliche Farben zuweisen, und diese so zusätzlich hervorheben, beispielsweise wenn diese besonders schwierig oder wichtig sind, oder vom Kunden erledigt werden sollen.
- Ein Projektstrukturplan ist hoch visuell. Somit eignet sich der PSP besonders gut für die Präsentation und Kommunikation des Projekts und des Projektstatus.
Damit man die oben angeführten Vorteile des PSPs auch genießen kann, sollte man allerdings bedenken, dass man den PSP nach der Planung regelmäßig aktualisiert, denn nur so kann sein volles Potential ausgeschöpft werden.