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Projektmanagement Office Definition
Das Project Management Institute (PMI) definiert das Projektmanagement Office (PMO) als:
“Eine Organisationsstruktur, die Standards für Portfolio-, Programm- und Projektmanagement sowie deren Prozesse etabliert. Methoden, Prozesse und Tools werden verantwortet und unterstützt.”
Mit anderen Worten definiert ein PMO Projektmanagement Regeln und Richtlinien, schult und unterstützt ProjektmanagerInnen in deren Anwendung und verantwortet normalerweise die Einführung einer adäquaten PPM Software, welche die tägliche Projektarbeiten sowie auch das Portfolio Reporting begünstigt. PMOs sind nie Teil eines Projekts, sondern helfen vielmehr dabei, Prozesse am Leben zu erhalten und Projektmanager zu schulen.
Gründe für ein PMO?
Ein Project Management Office (PMO) definiert und pflegt Standards für alle projektbezogenen Aktivitäten. PMOs bieten standardisierte Methoden für die Kommunikation, Dokumentation, Terminplanung und Berichterstattung, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich geliefert und die vereinbarten Ziele erreicht werden.
PMOs sind auch in der Lage, Prozesse zu entwickeln und durchzusetzen, die die erfolgreiche Durchführung von Projekten gewährleisten. Sie definieren Best Practices, standardisieren Planungsprozesse und implementieren Risikomanagement-Lösungen für alle Projektportfolios.
Letztlich bringen PMOs Klarheit in jedes Projekt, indem sie Vorgaben und Anweisungen geben, um erfolgreiche Ergebnisse zu ermöglichen.
10 Schritte zum Aufbau eines PMO
Wir haben die folgenden 10 Schritte entwickelt, die Ihnen bei der Einführung eines passenden PMOs helfen sollen.
Los geht´s!
Schritt 1: Entscheiden Sie sich für einen PMO-Typen
Zu Beginn sollten Sie sich entscheiden, welchen Typ von PMO Sie aufbauen möchten. Basierend darauf definieren Sie ein “Vision- Statement” und definieren messbare Ziele und Ergebnisse für Ihr Vorhaben.
Für die Entwicklung dieser Themen sollten Sie Kreativitätstechniken wie Design Thinking oder das Business Model Canvas anwenden.
Während der Entwicklung der spezifischen Ideen für Ihr zukünftiges PMO sollten Sie bereits mögliche Risiken und Rahmenbedingungen für den Zweck und Nutzen beachten. Vergessen Sie nicht diese auch an die aktuellen Bedürfnisse ihrer Organisation anzupassen.
Drei mögliche Typen von Projektmanagement Offices:
- Supportive: Hier agiert das PMO als Berater. Es sieht seine Aufgabe im Wissensmanagement und Quelle für Best-Practices, Schulungen sowie Erfahrungen rund um die Projektarbeit.
- Controlling: Hier agiert das PMO als Auditor und Ratgeber. Bei diesem Typen geht es einen Schritt weiter um sicherzustellen, dass Prozesse und Rahmenbedingungen eingehalten werden. Ebenfalls werden Richtlinien entwickelt und eingeführt.
- Directive: Ein “directives” PMO verantwortet die Projektdurchführung. Die ProjektleiterInnen berichten direkt an das PMO anstatt den Lenkungsausschuss.
Die drei gängigen Typen von Projektmanagement Offices
Querdenken ist erlaubt und erwünscht – Ihr PMO kann auch eine Kombination aus den drei bekannten Typen sein. Seien Sie kreativ!
Schritt 2: Berücksichtigen Sie agile und klassische Projekte
Ungeachtet dessen, was einige agile Berater predigen, sehen wir, dass klassische/Wasserfall-Projekte nicht so schnell aussterben werden.
Das wahrscheinliche Szenario in vielen Organisationen ist, dass Sie sich sowohl mit agilen als auch mit klassischen/Wasserfall-Projekten in einem hybriden Projektportfolio befassen müssen.
Daher sollten Sie versuchen, eine Aufstellung für Ihre Projektorganisation zu finden, welche alle Arten von Projekten unterstützt, die in Ihrem Unternehmen oder Ihrer NGO existieren.
Die hybride Projekt-Pipeline eines PMO Projekts
Sie möchten keine „Zwei-Klassen-Situation“ für unterschiedliche Projektorganisationen haben. Das bedeutet, dass die gesamte Unterstützung in Ihrem PMO, sowohl für agile als auch für klassische/ Wasserfall-Projekte verfügbar sein sollte, wenn Sie diese Kombination in Ihrer tatsächlichen Projektlandschaft haben.
Die MitarbeiterInnen in Ihrem PMO müssen in der Lage sein, alle Arten von Projekten, die Teil Ihres gesamten Portfolios sind, zu unterstützen.
Aus Tool-Sicht sollten Sie sich für eine zukunftssichere PPM-Lösung entscheiden. Idealerweise eine, die sowohl agile als auch klassische Projekte in einem Portfolio gut bewältigen kann.
Sie sollten sich auch überlegen, wie Sie mit sehr einfachen Projekten umgehen, die möglicherweise kein vollständiges agiles oder klassisches Setup benötigen. Dies ist unerlässlich, damit diese weiterhin Teil Ihres hybriden Projektportfolios sind, um einen klaren und konsistenten Überblick über alle Projekte zu erhalten.
Schritt 3: Konzentration auf "schnelle" Erfolge
Definieren Sie „Low Hanging Fruits“, d.h. kleine, aber leicht zu erreichende Ziele in einem kurzen Zeitrahmen. Denken Sie an konkrete Ergebnisse, die einem Projekt oder Projektteam Nutzen bringen.
Die Perspektive auf Einzelprojektmanagement kann der erste Schritt sein. Wenn dieses Setting eingerichtet ist, können Sie die Themen für Multiprojekt-/ Portfoliomanagement hinzufügen, um einen umfassenden Überblick zu erhalten und die klassischen/Wasserfall- bzw. agilen Notwendigkeiten zu berücksichtigen.
Konzentrieren Sie sich auf die Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen, um diese bei wichtigen Schritten oder Entscheidungen für Ihre PMO-Initiative einzubeziehen. Mit der Portfolioübersicht ist das Top-Management nun in der Lage, strategische Entscheidungen auf dieser Ebene zu treffen, um Projekte mit hoher Priorität zu unterstützen.
Dies hilft bei der Entscheidung über die nächsten Initiativen in Ihrem PMO. Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft Ihres PMOs und fragen Sie das Top-Management, ob es zusätzliche Anforderungen hat – Lessons Learned aus verschiedenen Zielgruppen sind willkommen!!
Planen Sie die schnellen Erfolge Ihres PMO Projekts
Feiern Sie die schnellen Erfolge. Dies wird dazu beitragen, Engagement aufzubauen und die Moral zu fördern, während diese Änderungen umgesetzt werden.
In Bezug auf das Einsetzen von Tools sollten Sie die Anzahl der Ansichten und Funktionen begrenzen, die Sie Ihren Erstbenutzern zur Verfügung stellen. Selbst eine einfach zu bedienende Softwarelösung kann kompliziert aussehen, wenn zu viele Aspekte eines PPM-Tools gleichzeitig eingeführt werden.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre schnellen Erfolge und überlegen Sie, welche Ansichten und Funktionen Sie wirklich benötigen, um Ihre aktuellen Benutzer zu unterstützen.
Gleichzeitig sollten Sie auch darüber nachdenken, Ihre Projektmanagement-Richtlinien und PPM-Lösung nur auf eine definierte Pilotgruppe auszurollen, z.B. für eine Abteilung. Auf diese Weise können Sie aus dem Feedback dieser Gruppe lernen und die Richtlinien und das Setup verbessern, bevor Sie es in der gesamten Organisation einführen.
Schritt 4: Definieren Sie hybride KPIs
Key Performance Indicators (KPIs) für Projekte und/oder Portfolios helfen, einen klaren und konsistenten Überblick über Projekte zu behalten. Sie schaffen Transparenz hinsichtlich der Interaktionen mit anderen Projekten und unterstützen vor allem die Entscheidungsträger dabei, fundierte und zeitnahe Entscheidungen zu treffen.
KPIs ermöglichen zudem den Vergleich verschiedener Szenarien, um Auswirkungen der Interaktionen zwischen den Projekten transparent aufzuzeigen.
Die von Ihnen definierten KPIs müssen sowohl für klassische als auch für agile Projekte funktionieren. Glücklicherweise sind die meisten etablierten KPIs, die aus klassischem PPM stammen, auch für agile Projekte (insbesondere Scrum) anwendbar.
Wir haben alle vom PMBoK des PMI definierten KPIs analysiert und festgestellt, dass der Scheduled Performance Indicator (SPI) der einzige KPI ist, der nicht direkt für Scrum Projekte verwendet werden kann. Wir glauben jedoch, dass es durch die klassische Velocity im Sinne des Scrum-Frameworks ersetzt werden kann, da die Berechnungsmethoden sehr ähnlich sind.
Eine Beispielansicht von KPIs aus einem PPM Tool
Wie Sie die richtigen KPIs definieren
Für den Anfang empfehlen wir, dass Sie (sofern Sie nicht bereits eine Reihe von KPIs im Sinn haben) zunächst mit etablierten KPIs wie SPI/ Entwicklungsgeschwindigkeit und CPI (Cost Performance Indicator, basierend auf Earned Value) arbeiten. Überlegen Sie als Nächstes, ob es spezifische Indikatoren für Ihre Unternehmensstruktur, Prozesse oder Ihr Geschäftsmodell gibt, die von Wert sein könnten, und fügen Sie bei Bedarf Ihre eigenen KPIs hinzu.
Die Definition einer Reihe von brauchbaren KPIs ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Projektmanagement Office. Denken Sie immer an KPIs, die für einzelne Projekte und für Portfolios funktionieren, wie jene in der Earned Value-Analyse.
Hier wird der Fortschritt anhand des Ist-Aufwands vs. Aufwand bis zur Fertigstellung (bzw. Ist-Kosten vs. Cost-to-Complete für Kosten) im Zeitverlauf gemessen. Alle diese Werte sind sowohl für klassische/ Wasserfall- als auch für agile Projekte verfügbar (denken Sie an die zeitliche Sprintplanung).
Die Earned Value Analyse in einem PPM Tool
Erfahren Sie hier, wie Sie die Earned Value Analyse im Projektmanagement nutzen können
Bei der Verwendung von Tools ist es wichtig, sowohl auf Projekt- als auch auf Portfolioebene schnellen Zugriff auf die KPIs zu haben. Diese sind wichtig für Ihren Entscheidungsprozess.
Daher sollten KPIs immer leicht zugänglich sein – idealerweise in Echtzeit. Zudem sollten diese auch berichtsfähig sein, um sie in Berichte wie Projektlisten und Statusberichte aufzunehmen.
Schritt 5: Kommunizieren Sie den Nutzen
Konzentrieren Sie sich auf Ihrem Weg zu einem erfolgreichen PMO sowohl auf die organisatorischen als auch auf die einzelnen Projektvorteile. Beziehen Sie Zielgruppen in Ihre Überlegungen ein und kommunizieren Sie effektiv mit ihnen.
Fokussieren Sie sich nicht auf Marketingschlagworte wie „Effizienz“ oder „KPI-Tracking“, sondern schaffen Sie ein individuelles Nutzenpaket für Ihr Unternehmen.
Eine Eisenhower Matrix für Priorisierungsmaßnahmen
Visualisieren Sie diese Vorteile zum Beispiel in Form einer Roadmap. Machen Sie deutlich, dass Sie dieses neue PMO einrichten, um das Unternehmen oder die NGO zu mehr Erfolg zu verhelfen.
Schritt 6: Sicherung von nachhaltigen Erfolgen
Die Etablierung eines PMOs bedeutet für die gesamte Organisation eine signifikante und nachhaltige Veränderung. Es ist wichtig, sich auf das Change Management und das Engagement der Interessensgruppen zu konzentrieren, um sicherzustellen, dass sich die Menschen für den langfristigen Erfolg engagieren.
Diese organisatorische Veränderung muss an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet und damit Teil der Unternehmensstrategie werden – sonst scheitert sie.
Ein Beispiel einer Stakeholder-Analyse für ein PMO Projekt
Aus Tool-Sicht sollten Sie einen Anbieter, der Feedback schätzt und an einer langfristigen Beziehung interessiert ist. Wenn Benutzer sehen, dass ihr Feedback geschätzt und teils in das Produkt eingebaut wird, werden sie viel motivierter sein, das Tool zu verwenden. Im besten Fall werden aktuellere PPM-Daten von höherer Qualität geliefert, die zu fundierten und besseren Entscheidungen führen.
Schritt 7: Stellen Sie sicher, dass der Erfolg messbar ist
Wie bereits erwähnt, müssen die Vorteile der Implementierung eines PMOs frühzeitig klar definiert und kommuniziert werden. Diese Vorteile sollten messbar sein, damit sie sowohl während der Einführung als auch nach dem ersten Rollout nachverfolgt und berichtet werden können.
Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, explizite „Deliverables“ für Ihre Projektmanager und Ihr PMO zu definieren. Diese sind z.B.:
- Eine Reihe von minimalen Projektmanagementmethoden, die verwendet werden müssen (z.B. Projektauftrag, PSP, Gantt- Diagramm, Ressourcenplan, Kostenplan usw.).
- Regelmäßige Statusberichte im Rahmen eines standardisierten Projektcontrolling-Prozesses.
- Eine Reihe von Rollenbeschreibungen in der Projektorganisation, um Ihrer Organisation beim Aufbau einer angemessenen Projektorganisation zu helfen.
- Die erforderlichen Daten zur Berechnung der definierten KPIs und Dashboards oder Berichte zur Kommunikation dieser KPIs für Einzel- und Multiprojektmanagement.
Eine gute Möglichkeit den Fortschritt zu messen: das „Kanban Board“
Und vergessen Sie natürlich nicht, den Status dieser Ergebnisse regelmäßig an alle relevanten Stakeholder zu kommunizieren.
Schritt 8: Bleiben Sie motiviert
Die Umsetzung einer bedeutenden organisatorischen Änderung kann fordernd sein. Es wird wahrscheinlich Phasen geben, in denen es Ihnen vorkommt, dass Dinge langsam oder gar nicht geschehen.
In diesen Zeiten ist es wichtig, positiv zu bleiben und sich darauf zu konzentrieren, die Interessensgruppen mit einzubeziehen und für das Ziel zu begeistern. Beachten Sie, dass die relevanten Stakeholder für klassische und agile Projekte unterschiedlich sein können und sich daher auch der Informationsbedarf unterscheiden kann.
Schneller Zugriff auf Informationen: Projekt- und Portfolio-Dashboards
PPM-Tools können dies unterstützen, indem sie Nutzungsstatistiken und/oder nutzungsbasierte KPIs anbieten, die anzeigen, wie intensiv Benutzer das Tool verwenden und ob die Daten aktuell sind. Softwareunterstütztes Statusreporting kann hier einen erheblichen Nutzen bringen.
Es stellt sicher, dass alle Projektmanager periodisch (in der Regel einmal pro Monat) Statusberichte einreichen müssen. Wird die Häufigkeit und Aktualität dieser Statusmeldungen wiederum über KPIs verfolgt, hat man einen sehr guten Indikator für die Datenqualität der Nutzung sowie für den Projektstatus.
Schritt 9: Behalten Sie Flexibilität & Anpassungsfähigkeit
Wenn das Unternehmen wächst und sich verändert, muss sich das PMO anpassen können. Beispielsweise kann das PMO als Supportive PMO beginnen, sich aber im Laufe der Zeit in ein Directive PMO umwandeln.
Gleiches gilt für die Art von Projekten – auch wenn Sie zunächst nur klassische Projekte haben, sollte Ihr PMO flexibel genug sein, um zukünftig auch agile Projekte abzudecken.
Die Mitarbeiter Ihres PMOs können diesen Wandel in der eigenen Organisation unterstützen und aktiv mitgestalten. Dies könnte z.B. ein vierteljährlicher Workshop sein, in dem „neue“ Methoden oder „moderne“ Ideen recherchiert und bewertet werden, die Ihrer Organisation einen Nutzen bringen könnten. Einige interessante Ideen sind zum Beispiel:
- Hybrides Projektmanagement -Business Model Canvas
- Design Thinking
- Kanban Board
- Lean management
- SAFe® - Scaled Agile Framework
Das Comeback des ehrwürdigen PDCA-Kreislaufs für PMOs
Das von Ihnen gewählte PPM-Tool sollte auch flexibel sein. Es sollte sich Ihren Bedürfnissen anpassen und erweiterbar sein. Sie benötigen ein Tool, das Sie selbst konfigurieren und bei Bedarf an Ihre aktuellen Bedürfnisse anpassen können.
Sie sollten keinen externen Berater hinzuziehen müssen, um einfache Änderungen umzusetzen. Dies gilt insbesondere für das Reporting-Framework:
Die PPM-Lösung sollte adaptive integrierte Reporting-Möglichkeiten unterstützen und idealerweise über Reporting-Tools von Drittanbietern (Business-Intelligence-Lösungen) zugänglich sein.
Schritt 10: Machen Sie es zu Ihrem Projekt
Schließlich ist der Aufbau einer neuen Organisationseinheit (Ihr neues PMO) in einem Unternehmen oder einer NGO ein eigenes Projekt wert. Dieses Projekt sollte sich an der Steuerung, Struktur und den Prozessen der gesamten Organisation orientieren und auch in die Strategie passen, um die Implementierung eines PMO zu rechtfertigen.
Es ist wichtig, das organisatorische „Buy-In“ sicherzustellen, bevor mit der Umsetzung begonnen wird. Um erfolgreich zu sein, sollten Sie Ihre Key-Stakeholder in den Fokus rücken – sowohl Ihre internen Unterstützer als auch Ihre Gegner:
"Keep your friends close, keep your enemies closer!"
- Aufbau einer temporären Projektorganisation. Unterstützen Sie dieses Team mit Schlüsselpersonen aus verschiedenen Linienorganisationen/Abteilungen, die sich später mit dem Ergebnis dieses Projekts befassen. Die Rollen Projektauftraggeber, Manager, Mitglieder des Kernteams sind obligatorisch.
- Definieren Sie die Grenzen für klassische und agile Projekte.
- Entwickeln Sie ein Projektbudget. Nicht nur die benötigten Ressourcen, sondern auch die finanziellen Aspekte sollten Teil Ihrer Überlegungen sein.
- Definieren Sie ein realistisches Enddatum für das Ergebnis und/oder entwickeln Sie einige grobe Meilensteine (Highlights und Termine) für die Roadmap.
Ein typischer Hype-Zyklus eines PMO-Einführungsprojektes
Beachten Sie, dass dies wie eine „Henne-Ei“-Situation erscheinen kann, da Ihre Projektmanagementprozesse natürlich noch nicht eingerichtet sind. Wenn Sie das PMO Setup jedoch wie ein Projekt ausrollen, können Sie nicht nur Ihre frühen Entscheidungen validieren, sondern auch Ihre Bemühungen auf Kurs halten und organisieren.
Nutzen Sie diese Situation um Unterstützung/Coaching zu erhalten und dadurch Best-Practice Erfahrungen von qualifizierten Projektmanagern zu lernen.
Conclusio: Ihr erfolgreiches Projektmanagement Office
Ein funktionierendes Projektmanagement Office ist der Eckpfeiler einer erfolgreichen Projektorganisation.
— Gerald Aquila
Wir hoffen, wir konnten Ihnen ein paar nützliche Tipps oder zumindest Denkanstöße für die Einrichtung Ihres neuen PMOs geben. Jetzt liegt es an Ihnen, den nächsten Schritt zu machen.
Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihr PMO mit einer modernen, hybriden PPM-Softwarelösung unterstützen möchten.
