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Inhaltsverzeichnis
- Was ist die Earned Value Analyse eines Projekts?
- Wie berechnet man den Earned Value?
- Die Kosteneffizienz zum jeweiligen Stichtag berechnen
- Die Zeiteffizienz zum jeweiligen Stichtag berechnen
- Praktisches Beispiel zur Earned Value Berechnung
- Das Earned Value Diagramm einfach erklärt
- Interpretation des Diagramms
- Grenzen der Earned Value Methode
1. Was ist die Earned Value Analyse eines Projekts?
Die Earned Value Analyse bewertet den Fortschritt eines Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dieser Wert bezieht sich immer auf das geplante Ziel Ihres Projekts.
Einfach erklärt kann damit der Plan- und Ist-Zustand des Projekts zu einem gewissen Stichtag verglichen werden. Somit können beispielsweise zeitliche Rückstände oder Budgetüberschreitungen festgestellt werden.
2. Wie berechnet man den Earned Value?
Der einfachste Weg, den EV zu berechnen, besteht darin, den geplanten Wert (PV) mit dem prozentualen Fertigstellungsgrad (%) des Projekts zu multiplizieren - und zwar zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Die Earned Value Formel:
EV = PV x %
EV: Earned Value
PV: Planwert (zu Stichtag)
%: Fertigstellungsgrad
- Der Planwert zeigt den kumulierten Wert der geplanten Arbeit über einen bestimmten Zeitraum und kann sowohl Kosten als auch Aufwände darstellen.
- Es werden die gesamt geplanten Kosten bzw. der gesamt geplante Aufwand für das Projekt oder eine Aktivität herangezogen.
- Der Fertigstellungsgrad wird in Prozent angegeben. Dieser kann manuell kalkuliert oder aus einer Projektmanagement Software herausgelesen werden (siehe Screenshot). Er gibt an, wie weit eine Aufgabe bereits erledigt wurde.
3. Die Kosteneffizienz zum jeweiligen Stichtag berechnen
Die Kosteneffizienz stellt eine wichtige Kennzahl dafür dar, in welchem Zustand sich Ihr Projekt in Bezug auf die geplanten Kosten befindet. Wird zusätzlich die Zeiteffizienz betrachtet, können Ihnen diese beiden Kennzahlen vor allem gemeinsam bei der Projektsteuerung dienen.
Die Formel der Kosteneffizienz:
CPI = EV / AC
CPI: Kosteneffizienz
EV: Earned Value
AC: Ist-Kosten bzw. Ist-Aufwand
CPI < 1: negativ: Die Kostensituation verläuft nicht planmäßig. Sie sind über dem Budget.
CPI > 1: positiv: Das Projekt verläuft bisher günstiger als geplant.
CPI = 1: exakt: Sie arbeiten genau nach Plan.
4. Die Zeiteffizienz zum jeweiligen Stichtag berechnen
Die Zeiteffizienz ist der Terminentwicklungsindex Ihres Projekts. Diese gibt Ihnen Informationen zur aktuellen Terminsituation.
Die Formel der Zeiteffizienz:
SPI = EV / PV
SPI: Zeiteffizienz
EV: Earned Value
PV: Planned Value
SPI < 1: negativ: Die Terminsituation verläuft nicht planmäßig.
SP I > 1: positiv: Es wurde bereits mehr geleistet als geplant.
SPI = 1: exakt: Sie arbeiten genau nach Plan.
Hinweis:
Ist Ihr CPI kleiner als 1, jedoch die Zeiteffizienz SPI größer als 1, befinden Sie sich zwar über dem Budgetplan, jedoch haben Sie auch bereits mehr erledigt als geplant. Es ist wichtig, Kennzahlen zu vergleichen und richtig zu interpretieren.
5. Praktisches Beispiel zur Earned Value Berechnung
Drei Monate nach Beginn eines umfangreichen Projekts möchten Sie den Ist-Zustand einer teilweise ausgeführten Aktivität mit dem Plan vergleichen. Aus Ihrer Projektmanagement Software ist ersichtlich, dass diese Aktivität zu 25% abgeschlossen ist. Der gesamte geplante Aufwand (PV) für diese Aktivität stellt 80 Personentage dar.
Schritt 1: Den Earned Value berechnen
Der Earned Value dieser Aktivität zu diesem Zeitpunkt lautet also:
EV = PV x %
EV = 20
In weiterer Folge kann dann der gesamte Earned Value aller Aktivitäten errechnet werden: Insgesamt haben Sie 8 Aktivitäten für dieses Projekt. Nun möchten Sie alle Fertigstellungswerte dieser Aktivitäten und daraus den Earned Value für das gesamte Projekt errechnen: Wiederholen Sie den vorigen Schritt nun für alle Aktivitäten und summieren Sie die Ergebnisse.
EV gesamt = EV1 (20) + EV2 + EV3 + EV4 + EV5 + EV6 + EV7 + EV8
Schritt 2: Die Kosteneffizienz berechnen
Nehmen wir an, Sie haben nun den EV mit den Kosten als Planned Value errechnet. Der EV gesamt in Bezug auf die Projektkosten beträgt 2.000€. Die Ist-Kosten zum Stichtag betragen 2.300€.
CPI = EV / AC
CPI < 1 bedeutet also, Sie sind über dem geplanten Budget.
Schritt 3: Die Zeiteffizienz zum jeweiligen Termin berechnen
Wenn der Earned Value eines Projekts 100 beträgt und der Planwert 120 Personentage, dann beträgt der SPI 0,83. Das bedeutet, dass das Projekt um 20 Personentage hinter dem Zeitplan zurückliegt.
Beträgt der Earned Value eines Projekts 100 und der Planwert 80 Personentage, so beträgt der SPI 1,25. Dies bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan um 20 Personentage voraus ist.
SPI = EV / PV
SPI = 100/80 = 1,25
6. Das Earned Value Diagramm einfach erklärt
Konzentrieren wir uns nun auf das EV-Diagramm, um eine einfache, visuelle Erklärung zu bekommen. Das Diagramm besteht aus 3 Linien: Dem Planwert (PV), dem Earned Value (EV) und dem IST-Wert (AV).
- Der Planwert (PV) zeigt den kumulierten Wert der geplanten Arbeit über einen bestimmten Zeitraum (Kosten oder Aufwand).
- Der Earned Value (EV) zeigt den kumulierten Wert der geplanten Arbeit, der im Laufe der Zeit bereits abgeschlossen wurde (Kosten oder Aufwand).
- Der IST-Wert (AV) zeigt den kumulierten Wert der tatsächlich angefallenen Aufwände oder Kosten zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Hinweis:
Der Ist-Wert erfordert eine weitere Berechnung und wird in vielen PM Tools zur optimalen Überwachung von Projekten auf Abfrage zu erwünschten Zeitpunkten (wie im obigen Screenshot) angezeigt.
7. Interpretation des Diagramms
EV = PV: Sie befinden sich im Zeitplan
EV > PV: Sie sie arbeiten schneller als geplant
EV < PV: Sie liegen hinter dem Zeitplan zurück
In Projektmanagement Tools ist die Earned Value Analyse für jede Aktivität und für gesamte Projekte bereits ohne Berechnung als Diagramm verfügbar. Dies sehen Sie am Beispiel der nachfolgenden Abbildung.
Nicht so kompliziert und ein sehr gutes Werkzeug, um den Fortschritt Ihres Projekts über die Zeit hinweg zu visualisieren, nicht wahr?
8. Grenzen der Earned Value Methode
Berücksichtigt nicht immer alle Aspekte eines Projekts, wie Qualität & Risiko
Der prozentuelle Fertigstellungsgrad kann oft nicht 100%ig richtig geschätzt werden
8.1 Berechnung des prozentuellen Fertigstellungsgrads
Um das Risiko einer falschen Schätzung zu beheben, gibt es unterschiedliche Ansätze, um den prozentuellen Fertigstellungsgrad zu bestimmen:
Die 0/100-Methode:
Hier werden nur bereits abgeschlossene Aktivitäten mit 100% in die Berechnung einbezogen. Die Aktivität ist mit 0% zu bewerten, bis alle Arbeiten beendet sind. Diese Methode wird häufig verwendet, wenn die Ergebnisse der Aktivitäten unsicher sind.
Die 50/50-Methode:
Angefangene Methoden werden hier immer zu 50% mit in die Berechnung genommen. Die restlichen 50% des Fortschritts werden nach dem planmäßigen Abschluss zugeordnet. Diese Methode eignet sich gut für Kleinprojekte.
Die 20/80-Methode:
Diese Methode lässt sich je nach Bedarf abändern (25/75 etc.) und ist der meistverwendete Ansatz der Berechnung. Man nimmt den kleineren Prozentsatz (20, 25...) als Fortschritt in die Berechnung auf und erst nach Beendigung der Aktivität wird der Rest als erledigt betrachtet.
Ein Projektmanagementprogramm kann fehlerhafte Einschätzungen zu Kennzahlen und Projektgrößen minimieren, da diese alle Indikatoren des Projekts in Echtzeit miteinbezieht. Fortschrittsgrade sind ohne Berechnungen bereits als Kennzahlen ersichtlich.
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