Teil 3: Agile Techniken und Methoden im Überblick: Kanban

Kanban ist eine Arbeitsmethode, die aus dem Toyota-Produktionssystem entstanden ist, als Toyota in den 1940er-Jahren die „Just in Time“-Produktion einführte, um sich stärker an Kundennachfragen zu orientieren und Kosten der Lagerung zu reduzieren.

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und setzt sich aus den Worten „Kan“ für Visualisieren und „Ban“ für Karte, Beleg oder Tafel zusammen. Das bekannteste Kanban-Element ist wahrscheinlich das Kanban-Board: Es besteht in seiner einfachsten Form aus den 3 Spalten „To‑do“, „Doing“ und „Done“, die den Workflow darstellen sollen (vgl. Abb. 1). Nutzt man das Kanban-Board korrekt, dient es der schnellen Weiterleitung von Informationen an benachbarte Produktionsbereiche oder Entwicklungsteams und stellt so einen wichtigen Informationsknoten dar, der Engpässe oder Schwierigkeiten im Workflow sichtbar macht.

Kanban ist aber mehr als das beschriebene Kanban-Board. Ursprünglich als eine Methode zur dezentralen, flexiblen Steuerung von Produktionsprozessen gedacht, hat sich Kanban als Methode für agiles Prozessmanagement etabliert, mit dem Ziel, Arbeitsabläufe flexibler zu machen, den Workflow zu optimieren und letztendlich die Qualität und Produktivität des Endproduktes zu steigern. Folgende 4 Grundprinzipien liegen dem Kanban-System zugrunde:

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun: Kanban kann über jeden vorhandenen Workflow oder Prozess gelegt werden. So ist es in jedem Unternehmen leicht einzuführen, da für den Einstieg keine umfassenden Änderungen nötig sind.

2. Inkrementelle, evolutionäre Veränderungen anstreben: Kanban trägt mit minimalem Widerstand zu kontinuierlichen, inkrementellen und evolutionären Veränderungen des aktuellen Prozesses bei, da umfassende Änderungen, die Angst oder Unsicherheit auslösen und so auf Abwehr stoßen, vermieden werden.

3. Aktuelle Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten berücksichtigen: Kanban berücksichtigt den möglichen Wert vorhandener Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und erwägt deren mögliche Beibehaltung, da Änderungen genauso wenig vorgeschrieben wie verboten werden. Vielmehr werden inkrementelle Veränderungen, die keine den Fortschritt hindernden Ängste auslösen, gefördert.

4. Leadership auf allen Ebenen fördern: Das ist das neueste Kanban-Prinzip. Es besagt, dass Verbesserung nur funktionieren kann, wenn sich Mitarbeitende auf allen Ebenen aktiv für die Verbesserung von Abläufen einsetzen. Nicht nur die Führungsebene, sondern alle müssen die kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) für sich annehmen und umsetzen, damit auch im Team, abteilungs- und unternehmensweit optimale Performance etabliert wird.

Doch wie wird Kanban nun angewendet? Die folgenden 6 Schritte helfen Ihnen bei Ihrem ersten erfolgreichen Kanban-Einsatz:

1. Visualisierung des Prozesses: Um Veränderungen oder Optimierungen durchführen zu können, müssen Sie zuerst den aktuellen Prozess verstehen. Dafür ist die Visualisierung mit Hilfe des Kanban-Boards ideal. Das Board visualisiert einerseits die Prozessschritte durch Spalten und stellt andererseits jedes Arbeitselement mit einer Kanban-Karte dar. Durch das Verschieben der Karten von „Angefordert/To-do“ in „In Bearbeitung/Doing“ und „Erledigt/Done“ erkennen Sie problemlos den Fortschritt und eventuelle Probleme bzw. Engpässe.

2. Begrenzung der aktuell laufenden Arbeit: Multitasking oder mehrmaliges Switchen zwischen Tätigkeiten können den Workflow beeinträchtigen, denn mit zunehmender Zahl angefangener Arbeiten erhöhen sich die Durchlaufzeiten. Deswegen werden in diesem Schritt Work-in-Progress-(WIP-) Limits eingeführt, also die gleichzeitig an einer Station durchgeführten Arbeiten begrenzt. Eine neue Arbeit kann nur dann angenommen werden, wenn Kapazitäten frei sind. Durch dieses „Pull-System“ entsteht ein Arbeitsfluss, und etwaige Engpässe werden sofort ersichtlich.

3. Steuerung des Workflows: Ziel von Kanban ist es, einen reibungslosen Workflow zu generieren. Damit ist einerseits eine maximal hohe Durchlaufgeschwindigkeit und andererseits ein Durchlauf ohne nennenswerte Reibungsverluste gemeint. Das anzustrebende Ideal ist ein schneller und reibungsloser Workflow.

4. Gemeinsame Sichtweise über Prozessrichtlinien: Um den Prozess verbessern zu können ist es notwendig, diesen auch in seiner Gesamtheit zu verstehen. Hier hilft es, den Prozess mit allen Betroffenen zu diskutieren und eine gemeinsame Sichtweise herzustellen. Nur dadurch werden die notwendige Akzeptanz und das Engagement bei den betroffenen Personen hergestellt. Das ist der wichtige Nährboden, um positive Veränderungen mitzutragen.

5. Feedback einholen: Damit positive Veränderungen und Wissenstransfer passieren können, braucht es aber auch einen regelmäßigen Austausch. Hier kann ähnlich wie bei Scrum ein Daily-Stand-up-Meeting genutzt werden. Dieses wird vor dem Kanban-Board abgehalten, und jedes Mitglied erzählt den anderen, was es am Tag zuvor getan hat und was es heute tun wird.

6. Zusammenarbeit verbessern: Der Weg zu kontinuierlicher Verbesserung und nachhaltigen Veränderungen innerhalb eines Unternehmens führt über ein gemeinsames Verständnis der zu bewältigenden Probleme. Teams, die ein gemeinsames Verständnis von Arbeit, Workflows, Prozessen ... haben, schlagen eher Verbesserungsmaßnahmen vor, die von der Gruppe auch besser getragen werden können.