In den folgenden 10 Schritten lernen Sie, wie Sie:
*Dieser Leitfaden basiert auf der Jira-Integration von Planforge. Wenn Sie bereits mit der Integration vertraut sind, wird Ihnen dieser Leitfaden helfen, das Beste aus Ihren Jira-Projekten herauszuholen. Falls nicht, erfahren Sie hier mehr über Projektmanagement mit Jira und Planforge.
Projektideen werden in der Regel in einem PM-System "geboren", nicht in einer hauptsächlich ausführungsorientierten Software wie Jira.
Darum behandelt Planforge Projektideen in einem frühen "IDEA"-Stadium bereits wie reguläre Projekte. Sie können somit ein potenzielles Projektteam skizzieren und projektübergreifende Ressourcenplanung auch in Jira von Anfang an nutzen.
Dafür können Sie die einzigartige Projektpipeline (Abbildung 1) verwenden, um Ihre Projektideen in der ersten Spalte von "IDEA" anzuzeigen. Diese Funktion bietet Ihnen einen direkt abrufbaren Überblick über den Stand aller Projekte.
In der „IDEA“-Phase können Sie bereits:
Abbildung 1: Die Projektpipeline visualisiert Status und Fortschritt aller (Jira-)Projekte
Vorteil: Die Ressourcenprognose wird nur auf Grundlage von gewichteten Ressourcenzuweisungen nach Wahrscheinlichkeit berechnet. Dadurch ergibt sich eine genauere Vorhersage darüber, wie die Ressourcen in Zukunft wahrscheinlich genutzt werden.
Abbildung 2: Synchronisierte Jira-Vorgänge als Aktivitäten in Planforge (orange markiert)
Abbildung 3: Vorgänge in Jira (orange markiert)
In Planforge kann bereits mit der Vorplanung begonnen werden, sobald ein Projekt wahrscheinlicher wird. Die Erstellung einer groben Kostenschätzung oder der Abgleich eines frühen Kostenplans mit einem vorgesehenen Budget findet häufig in dieser Phase statt.
Sie können nun Ihr Planforge-Projekt mit einem bestehenden Jira-Projekt oder einer Version verknüpfen.
Die PM-Software ermöglicht Ihnen:
Vorteil: Sie können vorhandene Vorgänge, Verbesserungen, Funktionen und Aufgaben aus Jira übertragen und wiederverwenden.
1) Risikoplanung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Projektplanung, insbesondere in der Anfangsphase. Mit Planforge sind Sie künftig in der Lage, Risiken zu bewerten, entsprechende Maßnahmen festzulegen und diese in umfassenden Diagrammen darzustellen (siehe Abbildung 4).
(2) Ein weiterer Mehrwert von Planforge + Jira ist die Möglichkeit der Meilensteinplanung inklusive einer Meilensteintrendanalyse. Diese Funktionen sind besonders sinnvoll für allgemeine Release-Planung oder Programm-Management.
(3) Zusätzlich können Sie Leistungen für externe Kundenprojekte erfassen und diese mit geplanten Aktivitäten verknüpfen.
Abbildung 4: Schnelle Risikobewertung durch umfassende Charts
Vorteil: Es werden wichtige Planungsdimensionen hinzugefügt, die in Jira nicht verfügbar sind.
Abbildung 5: Portfolioanalyse zur visuellen Projektpriorisierung
Sie können Ihre Jira-Projekte nun strategisch priorisieren und Portfolios analysieren, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dies wird ermöglicht, indem Sie die Ergebnisse der Vorplanung und die manuell bewerteten Projektkriterien mit den synchronisierten Fortschrittsinformationen aus Jira kombinieren.
Vorteil: Nicht-technische Projekte, Jira-Projekte und sogar Programme, die aus beiden bestehen, sind Teil derselben Projektpipeline. Sie können auf der Grundlage eines einzigen Pakets von Kriterien bewertet werden. So wird die strategische Ausrichtung aller Projekte auf die definierten Unternehmensziele sichergestellt.
Das "Projektcockpit" von Planforge bietet eine einzigartige Visualisierung von bis zu 12 Projektdimensionen durch sogenannte "dynamische Projektsymbole". Bis zu 8 davon können Sie direkt über die Jira-Synchronisation in das Projektcockpit einfügen.
Abbildung 6: Planforges einzigartiges Projektcockpit für Jira
Vorteil: Mit den richtigen Tools ist es viel einfacher, Projekte zu priorisieren. Wenn Sie regelmäßig Ihre Portfolios analysieren, berücksichtigen Sie sogar dynamische Fortschrittsinformationen aus Jira.
Abbildung 7: Standardbasierter Projektauftragsbericht
Sobald ein Projekt durchgeführt wird, können Sie die Projektentscheidung direkt in Planforge dokumentieren.
Dies geschieht in der Regel über einen Projektauftrag, der Meta-Informationen wie den aktuellen Projektplan, die Aufwands- und Kostenaufschlüsselung, die Meilensteinliste und den Risikoplan enthält.
Vorteil: Wenn das Projektteam noch nicht vollständig besetzt ist, ist dies der richtige Zeitpunkt dafür. Planforge unterstützt die Personalbesetzung mittels Skill-Management, das eng mit der Ressourcenplanung verknüpft ist.
So können Sie z.B. nach Ressourcen suchen, die zwischen Juli und August zu 50 % verfügbar sind, fließend Französisch sprechen und über fundierte Kenntnisse in der Datenbankoptimierung verfügen.
Im nächsten Schritt erstellen Sie einen detaillierteren Projektplan und weisen Ihre Ressourcen optional auf Vorgangsebene zu.
Beachten Sie, dass Ressourcenzuweisungen nur für einzelne Zuweisungen direkt mit Jira synchronisiert werden können. Planforge überträgt die Aktivität ohne Ressourcenzuweisung, wenn diese mehrere Ressourcen umfasst oder ein Pool verwendet wird. Die Zuweisung auf Grundlage der Standardzuweisungsregeln für bestimmte Projekte oder Versionen wird Jira überlassen.
Auch wenn Sie die poolbasierte Ressourcenplanung nicht direkt in Jira abbilden können, bietet die Möglichkeit übergeordneter (Sprint-)Teamplanung wertvolle Vorteile.
Bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung geht es um die Zukunft, nicht um die Vergangenheit. Sie können Ihre Ressourcenplanung auch mit den tatsächlichen Zeiterfassungsinformationen vergleichen, die von Jira oder den Tempo-Arbeitsprotokollen nach Planforge übertragen werden.
Abbildung 8: Ressourcenplanung und Konfliktlösung
Abbildung 9: Synchronisierte Zeiterfassung in Jira
Vorteil: Ressourcenmanagement und -planung profitieren von den synchronisierten Fortschrittsinformationen aus Jira. So kann z.B. die tatsächliche Ressourcenzuweisung auf Grundlage der erfassten Stunden in Planforge eingesehen werden. Diese wird zur automatischen Berechnung der tatsächlichen Start-/Endtermine für Aktivitäten sowie von Abweichungen verwendet.
Dies liefert wertvolle Informationen für die Bewertung aktueller Ressourcenpläne und die Verbesserung künftiger Pläne. Die Personalabteilung und die Unternehmensentwicklung erhalten dadurch zusätzlich wichtige Anhaltspunkte.
Abbildung 10: Vollständige Kontrolle vs. dynamische Ad-hoc-Synchronisation
Sie haben jetzt die volle Kontrolle darüber, wann Sie das Projekt und den Ressourcenplan zum ersten „Check-in“ an Jira „pushen“. Dies ermöglicht Ihnen eine konsequente Durchführung von Jira-Projekten.
Mit der integrierten Versionsplanung von Planforge:
Vorteil: Durch das Einchecken einer neuen Projektplanversion wird der Projektplan nach Jira "gepusht", sodass Sie die Kontrolle behalten. Alle Aufgaben und Aktivitäten, die nicht Teil des Plans sind, haben zudem einen viel dynamischeren Charakter: Sie werden in beide Richtungen synchronisiert.
Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Teile eines Jira-Projekts Sie streng kontrollieren und welche Sie dynamisch gestalten möchten, was maximale Agilität ermöglicht.
Während Sie das Projekt im Detail planen, können Entwickler und Support-Ingenieure wie gewohnt an Ad-hoc- und geplanten Jira-Projekten weiterarbeiten.
Umgekehrt bedeutet dies auch, dass Sie laufend aktuelle Informationen über die Ist- und Fortschrittsdaten der in Jira arbeitenden Entwickler erhalten. Dies beinhaltet:
Abbildung 11: Der synchronisierte Projektstrukturplan (PSP) in Planforge
Abbildung 12: Das synchronisierte Kanban Board in Jira
Vorteil: Jeder Beteiligte kann in seiner Umgebung und mit seinen bevorzugten Tools arbeiten, und keine einzige Information muss doppelt eingegeben werden.
Abbildung 13: Synchronisierte Kommentare in Planforge (orange markiert)
Abbildung 14: Synchronisierte Kommentare in Jira (orange markiert)
Die Jira-Integration von Planforge fügt automatisch alle Kommentare und Anhänge auf der Grundlage ihres Erstellungsdatums und ihrer Uhrzeit hinzu.
Die neuesten Informationen werden bevorzugt, wenn ein einzelner Anhang auf beiden Seiten gleichzeitig aktualisiert wird. Unabhängig davon, ob sie von Jira oder Planforge stammen.
Es ist zudem möglich, Informationen an externe Parteien zu verteilen, die an bestimmten Aufgaben beteiligt sind und keinen Zugang zu Planforge oder Jira haben: Sie erstellen einfach einen Arbeitsanweisungsbericht auf der Grundlage einer geplanten Aktivität.
Anschließend können Sie das daraus resultierende, automatisch generierte PDF-Dokument per E-Mail verteilen und den Fortschritt einer solchen Aufgabe manuell einpflegen.
Es existiert kein perfekter Projektplan. Aus diesem Grund ermöglicht Planforge allen Projektbeteiligten:
Der Projektmanager kann weiterhin:
Abbildung 15: Terminplanung für Jira-Projekte in Planforge
Vorteil: Da ein Projektteam häufig aus nicht-technischen Mitarbeitern und IT-Mitarbeitern besteht, werden Ad-hoc-Aufgaben und -Probleme stets in beide Richtungen synchronisiert. So können beide Seiten den Umfang eines Projekts dynamisch erweitern, ohne Informationen doppelt eingeben zu müssen.
Abbildung 16: Schneller Zugriff auf Aufwandsplan, Kostenplan und Ist-Werte
Bei der Umstellung auf agile Methoden wird oft ein wichtiges Detail übersehen: Es ist nicht einfach, genaue Plan- oder Ist-Kosteninformationen aus agilen Projekten zu erhalten.
Projektkosten sind zwar nicht für alle Arten von Projekten erforderlich, jedoch sind sie für die Geschäftsplanung und -entwicklung, staatliche Zuschüsse oder Kunden-/Externprojekte durchaus relevant.
Stellen Sie eine konsistente Kostenbasis sicher: Planforge berechnet die Plankosten auf der Grundlage des zugewiesenen Aufwands auf der Ressourcen- und Pool-Ebene.
Ermitteln Sie die tatsächlichen und offenen Kosten (Cost-to-Completion). Planforge berechnet die Cost-to-Completion automatisch auf Grundlage der tatsächlichen Stunden oder auch Synchronisierung mit Jira oder Tempo.
Vorteil: Sie erhalten aktuellen Zugriff auf vollständige Projektkosten-Informationen sowie auf verwandte Funktionen wie Plan-Ist-Vergleiche, Earned Value, KPIs, Diagramme und automatische kostenbasierte Ampeln für Jira-Projekte.
Planforge aggregiert alle projektrelevanten Informationen aus Jira und kombiniert sie mit anderen wichtigen Daten, die nicht im Jira-Datenbankschema gespeichert werden können. Durch diese Integration können Sie alle Controlling-Tools von Planforge für Jira nutzen.
Abbildung 17: Das Portfolio Dashboard in Planforge
Vorteil: Alle automatisierten Ampeln (Allgemein, Ressourcen, Kosten, Termine) werden auf Basis von Jira-synchronisierten Ist- und Fortschritts-Informationen gesteuert. Auch die Portfolio-Controlling-Ansichten von Planforge (Status, Fortschritt, Plan/Ist, Termine, Pipeline) und dynamischen Projektkriterien werden anhand der Fortschritts-Informationen aus Jira und Tempo neu berechnet.
Abbildung 18: Der Statusbericht in Planforge
Projektcontrolling allein reicht in der Regel nicht aus, um ein Projekt effizient zu steuern. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, müssen Sie auch eine explizite, regelmäßige Statusberichterstattung durchführen.
Der Statusbericht gibt Ihnen Orientierung mittels Informationen über den Projektfortschritt, Probleme und notwendige Entscheidungen sowie über die kurzfristige Prognose.
Mit den anpassbaren Berichten können Sie:
Sobald Sie einen Statusbericht einreichen, werden die Fortschrittsinformationen automatisch protokolliert. Diese Funktion ähnelt einer Projekt-Planversion, die Planänderungen dokumentiert.
Vorteil: Da jeder Sprint (idealerweise) ein potenziell lieferbares Produktinkrement generieren sollte, ist das Ende eines Sprints ein perfekter Zeitpunkt für die Abgabe eines Statusberichts. Das Sprintende markiert einen konsistenten Zeitpunkt hinsichtlich des Projektfortschritts und des Status der Ergebnisse.
Mit Planforge können Sie die Dauer Ihres Controlling-Zyklus einfach mit Ihrer Standard-Sprint-Dauer synchronisieren.
Projekte enden früher oder später: Sie werden abgeschlossen oder abgebrochen. Sie können Projekte auf zwei Arten abschließen:
Mit dem Statusbericht zum Projektabschluss können Sie ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand bewährte Praktiken und gewonnene Erkenntnisse in Form von Abschluss-Kommentaren (Lessons Learned) dokumentieren.
Abbildung 19: Der Projektabschlussbericht in Planforge
Vorteil: Sie können auf Knopfdruck einen Projektabschlussbericht auf Grundlage der Ist-Daten erstellen, die mit Jira synchronisiert wurden - mit hilfreichen Abschluss-Kommentaren, die Sie ggf. angegeben haben.
Auf diese Weise können Sie Gelerntes dokumentieren, und dies in zukünftige (Jira-)Projekte einfließen lassen.
Agiles und klassisches Projektmanagement sind keine Gegensätze, sondern benötigen einander und profitieren voneinander.
Sie müssen sich nicht zwischen einem agilen Ansatz, der für IT-Teams von Vorteil ist, und einem eher klassischeren Rahmen entscheiden, der genaue Daten für fundierte Entscheidungen liefert.
Planforge und Jira bilden das perfekte Duo, um Lücken im Projektportfolio-Prozess zu schließen und die Stärken beider Tools zu nutzen.
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