Eine detaillierte Projekt- und Ressourcenübersicht liefert aktuelle Informationen als optimale Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensleitung
Die neugewonnene Projekttransparenz sichert eine effiziente Planung und termingerechte Projektabschlüsse
Eine klare und detaillierte Planung ermöglicht genaue Ressourcen-Forecasts und beugt Arbeitsüberlastungen vor
Strukturierte Aufgabenordnung und schnelle Zeiterfassung sichern effiziente Projektfortschritte entsprechend des Budget-Rahmens
REGIOCAST ist ein deutsches Radiounternehmen mit Niederlassungen in Kiel, Leipzig und Berlin. REGIOCAST betreibt zahlreiche Audiomarken, digital und analog, und ist an über 30 Radiosendern, Hörfunkvermarktern und anderen Unternehmen aus dem Medienbereich beteiligt.
Das Unternehmen entstand 2004 durch den Zusammenschluss von R.SH (Radio Schleswig-Holstein), der PSR-Mediengruppe und dem KOM (Gesellschafterin mehrerer regionaler Radiosender). Mittlerweile hat das Unternehmen mehr als 450 Mitarbeiter und fast neun Millionen tägliche Hörer.
Projektmanagement, insbesondere wenn es um IT-Projekte geht, ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit der REGIOCAST BIT (Broadcast and IT) Abteilung.
Die Größe der Projekte variiert stark und reicht von der Umstrukturierung der E-Mail-Kommunikation des Unternehmens bis hin zum Aufbau neuer Sendestudios.
Ohne eine professionelle Projektmanagement-Softwarelösung war es sehr schwierig, den Überblick über die Ressourcenauslastung und den Fortschritt der über 90 Projekte zu behalten und neue Projekte richtig zu planen.
Nicht selten verzögerten sich Projekte, so dass die Mitarbeiter der BIT-Abteilung mit einer permanenten Arbeitsüberlastung konfrontiert waren.
Im Jahr 2014 brachte ein Großprojekt, der Umzug eines Radiosenders, die ohnehin schon schwierige Projektmanagement-Situation an die Grenzen des Machbaren.
Projekte gerieten ins Stocken, und die Steuerung der Projekte wurde durch die intransparente Ressourcenauslastung noch schwieriger. Die Implementierung einer professionellen Projektmanagement-Lösung wurde unumgänglich.
Zuerst wurde mit einem Task-Management-Tool versucht die angespannte Situation zu entschärfen. Die Projektmitarbeiter konnten zwar ihre Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards ordnen und strukturierter abarbeiten, aber eine Visualisierung der Ressourcenauslastung war weiterhin nicht möglich.
Die erhoffte Entlastung blieb dadurch aus und die Abteilung musste sich nach einer komplexeren Projektmanagementlösung umsehen.
Regiocasts Ressourcenbedarf in Planforge
Mit Planforge haben wir endlich die Möglichkeit Arbeitspakete zusammenzustellen ohne unsere Ressourcen zu überlasten. Außerdem haben wir durch die vereinfachte Projektplanung schnell festgestellt, dass wir für drei bis vier Projekte, die wir dieses Jahr gerne gemacht hätten, nicht genügend Ressourcen zur Verfügung haben.
— Axel Felsmann
PMO
Nach intensiver Internetrecherche kamen mehrere Projektmanagement-Softwarelösungen in die engere Auswahl. Herr Axel Felsmann, mittlerweile einer der Project Management Office Leiter, hat die kostenlose Testversion von Planforge ausgiebig getestet.
Nach einer kurzen Einarbeitungsphase überzeugten die benutzerfreundliche Oberfläche und die klare visuelle Darstellung der Projekt- und Ressourcendaten.
Im Jahr 2016 wurde die Serverversion von Planforge offiziell lizenziert. Die Installation verlief schnell und unkompliziert. Im Zuge eines eintägigen Einführungsworkshops wurde auch dem restlichen Team in Leipzig Planforge nähergebracht.
Nachdem die BIT-Abteilung Planforge kennengelernt und einige Projekte abgewickelt hatte, wurde ein weiterer eintägiger Workshop in Kiel durchgeführt, der sich mit der umfangreichen Funktionalität des Planforge-Bereichs "Berichte" befasste.
Darüber hinaus wurde die Ressourcenauslastung weiter verbessert. Da die Mitarbeiter der BIT-Abteilung nicht nur an Projekten arbeiten, sondern auch das Tagesgeschäft bewältigen müssen, muss zunächst einmal der ideale Schlüssel für die Auslastungsplanung ermittelt werden.
Im Moment sind nur 50 % der Ressourcenkapazität in Projekten eingeplant. So verbleibt genügend Zeit, um Linientätigkeiten zu erledigen und etwaige Fehlzeiten wie Krankenstand oder Urlaub abzufangen.
Regiocasts Ressourcenauslastung in Planforge
Zwei Jahre nach der Einführung von Planforge wurde ein Project Management Office (PMO) eingerichtet, und es wurden mehrere Projekte durchgeführt.
Da REGIOCAST mit klassischen Projektmanagementmethoden arbeitet, begrüßen die Projektmanager die intuitiv bedienbaren und visuell ansprechenden Funktionen der standardbasierten Planung sehr.
Die Projektmitarbeiter schätzen vor allem den „Meine Arbeit“- Bereich, der durch eine klare Arbeitspaket- und To-do-Übersicht und einer schnellen und einfachen Zeiterfassung effizientes Arbeiten ermöglicht.
Als größten Nutzen von Planforge wird jedoch eindeutig das transparente und visuell ansprechende Ressourcenmanagement betrachtet. Bereits kurz nach der Implementierung von Planforge konnte eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation zwischen der BIT-Abteilung und dem Top-Management der REGIOCAST festgestellt werden.
Das Top-Management konnte in Echtzeit sehen, wie lange und woran die Mitarbeiter der BIT-Abteilung arbeiteten.
Durch diese neu gewonnene Transparenz ist das Management nun optimal über laufende Projekte informiert. Der ideale Startzeitpunkt für Projekte kann festgelegt werden, ohne dass eine Arbeitsüberlastung der Mitarbeiter und damit Projektverzögerungen zu befürchten sind.
Zu Beginn des Jahres 2018 wurde die Ressourcenauslastung des gesamten Jahres mit den Lean-Projekten von Planforge abgeschätzt und kalkuliert. Daher war es möglich, sich zu Beginn des Jahres einen groben Überblick zu verschaffen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viele Projekte gestartet werden könnten.
Neben der Projektressourcenplanung konnten auch die Projekterstellung, Projektdokumentation und das Projektcontrolling vereinheitlicht und optimiert werden.
Mit der Portfolio-Analyse Option profitiert das Top-Management der REGIOCAST nun von einem klaren und einheitlichen Überblick über die laufenden Projekte auf Portfolio-Ebene.
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