Eine einheitliche und klare Darstellung der Projektaufgaben ermöglicht eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kunde und Berater
Die neugewonnene Transparenz erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern und ermöglicht fristgerechte Projektabschlüsse
Detaillierte Projektdatendarstellungen minimieren Planabweichungen und Arbeitsüberlastungen
Mehrkosten werden durch ein regelmäßiges Controlling mit standardisierten Berichten leicht ermittelt und minimiert
Das Beratungsunternehmen enowa (seit 2021 Teil der Convista-Gruppe) wurde im Jahr 2002 in Europa und Nordamerika gegründet. Enowas Geschäftsschwerpunkte liegen in den Bereichen IT- und SAP-Beratung. Der Fokus liegt auf der Unterstützung bei der digitalen Transformation und der Beratung von SAP- und IT-Projekten. In der SAP-Beratung werden vor allem Kunden aus dem Anlagen- und Maschinenbau sowie der Lebensmittel- und Pharmaindustrie betreut.
Die größte Herausforderung bei großen Kundenprojekten ist, dass die Projektmitarbeiter oft auf verschiedenen Kontinenten sitzen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projekt wie eine SAP-Einführung in Österreich geplant und gesteuert wird, aber von Mexikanern in Kolumbien und Venezuela ausgeführt wird.
Aufgrund der Zeitverschiebung, der kulturellen Besonderheiten und der enormen geografischen Distanz kann es eine Herausforderung sein, nachzuvollziehen, welche Projektaufgaben mexikanische Projektmitarbeiter in Venezuela oder Kolumbien bereits begonnen und abgeschlossen haben und wie weit das Projekt fortgeschritten ist.
Dieses Problem war der Enowa AG schon seit der Gründungsphase bekannt, aber eine entsprechende Lösung konnte damals nicht gefunden werden. Zuerst wurden ein Ticketing-System und Excel verwendet, um Großprojekte dieser Art abzuwickeln.
Doch das Hin- und Herschicken von Excel-Dokumenten per E-Mail bringt eine ganze Menge Probleme mit sich. Doppelte Daten und Diskussionen über die richtigen Versionen kommen einem in den Sinn.
Deshalb war es für Enowa an der Zeit, eine Projektmanagement-Software zu finden, die in der Lage ist, weltweit große Projekte mit vielen Teammitgliedern zu bewältigen.
Beispiel: Das persönliche Kanban Board in Planforge
Durch die Empfehlung eines ehemaligen Geschäftspartners wurde Hans König, Mitgründer und einer der beiden CEOs der Enowa Austria AG, auf Planforge aufmerksam.
Da in den Projekten auch Kunden und externe Projektmitarbeiter mit Planforge arbeiten sollten, war eine leichte Erlernbarkeit und intuitive Handhabung des Projektmanagement-Tools besonders wichtig. Ein weiterer kritischer Punkt war die Gewährleistung eines einheitlichen Dokumentationsstandards, zumal unterschiedliche Dokumentenlayouts oft schwer vergleichbar sind.
Es folgte eine zweitägige Testphase, in der Hans König selbstständig mit Planforge arbeitete. Von Anfang an war Herr König von der intuitiven Bedienbarkeit von Planforge überzeugt.
Außerdem schätzte Herr König das einheitliche Berichtsdesign, das einen Datenvergleich ohne großen Aufwand ermöglichte. Nachdem die restlichen Fragen zu einigen Planforge-Funktionen telefonisch geklärt waren, wurde die Cloud-Version von Planforge lizenziert.
Es war nicht einmal ein Einführungsworkshop nötig, da alle Beteiligten bei Enowa die intuitive Softwarelösung von Planforge sofort verstanden haben. Der gesamte Software-Rollout verlief reibungslos und zügig voran.
Seitdem hat Enowa eine Reihe von Benutzern lizenziert, die von den Projektmitarbeitern von Enowa, Partnern von Enowa, dem Kunden und dem Projektteam des Kunden betreut werden. Nach Abschluss des Projekts werden diese Benutzer für das nächste Projekt verwendet und den jeweiligen Projektbeteiligten zugewiesen.
Beispiel: Status Reporting in Planforge
Eine einfache, aber sehr beliebte Funktion von Planforge ist die To-do-Liste, einschließlich der Möglichkeit, Dokumente anzuhängen. Die To-Do-Liste wird sogar schon vor Projektbeginn mit dem Auftragnehmer definiert und besprochen. Dies hat den Vorteil, dass bereits vor dem offiziellen Projektstart alle Aufgaben definiert sind, die dann strukturierter abgearbeitet werden können.
Dadurch gibt es weniger Missverständnisse, und Projekte können termingerecht abgeschlossen werden. Darüber hinaus erleichtert die Berichtsfunktion von Planforge die Projektkommunikation, da alle Informationen in einem vordefinierten und einheitlichen Format dargestellt werden.
Der wichtigste Vorteil für Enowa ist, dass alle am Projekt Beteiligten auf die gleichen Informationen zugreifen und ihren Informationsumfang jederzeit und überall aktualisieren können.
So wird Planforge inzwischen als Qualitätsstandard in Kundengroßprojekten verkauft, weil das Auftragsunternehmen mit Planforge jederzeit und überall den Fortschritt seines Projekts überprüfen kann.
Eine Ausweitung der Planforge-Anwender ist bereits geplant. Zum einen plant die Enowa AG, in Zukunft alle großen Angebotsprojekte mit Planforge abzuwickeln. Auf diese Weise sind solche Projekte auch für die Partner transparenter, wer wie viel Arbeit bzw. Personenstunden beisteuert.
Außerdem wird ein enormer Beratungsbedarf in der SAP-Beratung angenommen, da alle Unternehmen in den nächsten Jahren von einem älteren SAP-System auf das neue SAP HANA umsteigen müssen.
CEO increase AG"Projekte laufen oft aus dem Ruder, da vom Auftraggeber Dinge oft nachträglich gefordert werden, die laut Auftragnehmer nicht in den Anforderungen enthalten waren. Mit Planforge haben wir von Anfang an das Projekt und alle enthaltenen Aufgaben im Blick und beide Seiten können jederzeit nachprüfen, was getan werden muss oder bereits erledigt wurde."
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